7 Consejos para Elegir el Mejor Sistema de Venta para Pymes



7 Consejos para Elegir el Mejor Sistema de Venta para Pymes

autor Bernardita Gonzalez escribió este artículo el 20-01-2016


Los nuevos requerimiento y la irrupción de las nuevas tecnologías ha determinado que este 2016 todas las Pymes deban sumarse de manera obligatoria al sistema de facturación electrónica para cumplir con La Ley N°20.727. Para cumplir con este requerimiento es muy importante tomar una decisión correcta e informada que les permitirá operar con facturas electrónicas y cumplir con la normativa legal vigente.

El mercado hoy ofrece software muy completos y que logran cumplir con esta necesidad, pero que además agregan valor al negocio sumando herramientas como punto de venta, control de inventario automático, boleta electrónica, programas de fidelización de clientes y soporte permanente.


¿Cómo identificar el mejor sistema?

Primero la herramienta que se escoja debe ser simple y flexible para hacer el cambio lo más fluido posible. Que  permita mantener todo las operaciones de ventas controladas en la oficina y  que vaya creciendo junto con el negocio.  Para analizar y elegir bien, debemos hacer 7 preguntas claves:

  1. ¿La solución tiene buen servicio post venta?
  2. ¿El software es simple de utilizar?
  3. Si es una empresa que vende productos, ¿El sistema permite controlar el inventario? Si ofrece servicios: ¿Puede ver quiénes te pagaron y quiénes  deben?
  4. ¿El programa permite emitir facturas y ver esta información a través de internet?
  5. ¿El sistema permite analizar lo facturado y generar reportes que ayuden a tomar buenas decisiones?
  6. ¿El software permite generar todos los tipos de documentos tributarios que requieren hoy y en el futuro?
  7. ¿El software tiene maestros de productos y clientes que ahorren tiempo de digitación y cuenta con permisos de acceso diferenciados? 


1.     Servicio Post Venta

Este punto es clave a la hora de elegir. Una buena post venta permitirá que el usuario se encuentre acompañado y con un respaldo a la hora que lo necesite. Cuando se trata de la propia fuente de ingresos, de la facturación, debes elegir a un proveedor que pueda contestar las preguntas con la urgencia requerida, y entregar la solución a tiempo. El facturar oportunamente hace que tus pagos también lleguen a tiempo.

Para lograr lo anterior con éxito es fundamental que el servicio cuente plataformas múltiples como: call center, chat, tickets, teléfono, redes sociales e emails.

Es importante destacar que en este sentido son más recomendables las soluciones que se arriendan en vez de las soluciones  que funcionan por licencia. Esto porque el servicio post venta de las que funcionan con sistema de arrendamiento suele ser mejor, ya que el proveedor tiene un alto nivel de compromiso en entregar una atención de calidad, ya que de ello dependerá la permanencia del usuario. En el caso contrario el modelo por licencia está quedando obsoleto, debido a que se ha observado que si pagas todo al principio, el proveedor suele desatender la postventa y desvincularse del producto.


2.     Usabilidad

El software debe ser amigable y ahorrar tiempo a las personas que emiten facturas. Es muy importante incorporar a quienes facturan en la ecuación, ya que el éxito de la implementación de la nueva tecnología dependerá de ellos. Eligiendo algo  fácil de aprender y simple de utilizar, no será determinante cuando deba facturar una tercera persona por cualquier eventualidad. Elegir soluciones intuitivas hará que los usuarios se sientan cómodos a la hora de trabajar, pudiendo hacerlo en forma rápida y ágil.


3.     Inventario

Estudios han mostrado que los negocios pueden perder más del 14% de ganancias al quedarse sin los productos que el cliente quiere comprar. Además el controlar  inventario permite ahorrar costos de almacenamiento y mermas por obsolescencia o robo. Para ello, la solución elegida deberá entregar el nivel de inventario por local, reportes completos por productos (más vendidos, nivel de stock, rotación, stock crítico) y contar con la opción de importar la información desde planillas para  facilitar el trabajo de ingreso de nueva mercadería, que pueda ser facturada con un click.  

En el caso de  ofrecer servicios el stock no es relevante, pero las cuentas por cobrar sí: es necesario buscar una software que permita consultar en línea quién  ha pagado y quien no, para facilitar la cobranza.    

                      

4.     Conectividad

Hoy día todo lo podemos ver a través de internet, elegir un software que permita hacer las facturas a través de internet otorga la flexibilidad de poder facturar desde cualquier lugar y con cualquier computador o dispositivo conectado a internet. Esto además garantiza  acceso a la información desde cualquier lugar: si un cliente llama para decir que no le ha llegado la factura, sería ideal poder ver en el  celular cuando se emitió y re-enviarla si es necesario.

Al elegir una solución de facturación electrónica cloud (que funcione en internet) no  será necesario comprar ningún equipo especial, ni instalar ningún software, ya que todo está  en Internet.


5.     Reportes

Se recomienda elegir un software que proporcione reportes en línea: las ventas por sucursal, por vendedor, por producto y por cliente.  Disponer de esta información estratégica para analizar lo que vendes permitirá tomar buenas decisiones. Un buen ejemplo de esto será saber qué líneas de producto están rentando más con un solo click. El contar con estos informes  ahorrará importantes horas hombre en la confección en planillas excel.


6.     Tipos de DTE

La solución de facturación electrónica debe tener los documentos tributarios requeridos: factura afecta, exenta y de exportación, boleta electrónica, nota de crédito y de débito, guía de despacho,  factura de compra, liquidación de factura. Se debe elegir una solución pensando en el largo plazo. Si se está a punto de exportar por ejemplo, el software deberá considerar factura de exportación.


7.     Maestros de productos y clientes

El sistema deberá contar con un maestro o índice de productos y clientes, de manera que al hacer las facturas solamente con un click y se carguen los ítems al documento. Esto  ahorrará mucho tiempo de confección.

Eligiendo una solución de facturación electrónica teniendo estos puntos en generará un impacto muy positivo en cualquier negocio. La elección de el proveedor correcto ayudará a simplificar y   ahorrará mucho tiempo a miles de emprendedores a lo largo del país.


Para lograrlo hoy día en Chile existen algunos servicios que cumplen con estas características. Bsale es uno de ellos y en su sitio web www.bsale.cl puedes encontrar toda la información que necesitas y unirte a los más de 7000 usuarios que han preferido está opción.

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