Guía de despacho: ¿qué es y cómo crearla?

Si tienes un negocio y necesitas trasladar bienes, ya sea de forma interna o a tu cliente final, necesitas emitir una guía de despacho. En este artículo, te explicamos en qué consiste este documento, los tipos de guías que existen y cómo puedes crearlo de forma electrónica. 

¿Qué es una guía de despacho?

Se trata de un documento tributario que se debe emitir de forma obligatoria en el caso de que se postergue la entrega de la factura o se trasladen bienes,  independientemente de que correspondan o no a una venta. Constituyen un respaldo a la entrega material o simbólica de la mercadería. 

En conformidad con la Ley N °21.131, el SII dispuso la obligatoriedad de la emisión de este documento en formato electrónico para todos los negocios, con excepción de las empresas del sector de pesca artesanal, silvoagropecuario, pequeña minería y pirquineros. 

Dependiendo de las características de cada traslado, los negocios pueden usar distintos tipos de guías. La más común es la guía de despacho de una transacción que constituye venta, pero también se pueden formular guías por ventas por efectuar, traslados internos, entregas gratuitas, venta para exportación, entre otras. 

¿Qué información debe incluir una guía de despacho?

Es necesario que este documento incluya la siguiente información: 

-Fecha correspondiente al envío o retiro de la mercadería por parte del comprador

-Fecha correspondiente al envío o retiro de la mercadería por parte del comprador

-Nombre, dirección y RUT del vendedor y comprador

-Detalles de la naturaleza de los bienes y precio unitario. Además, deben ser timbradas por el SII. 

-Numeración correlativa

Cabe señalar que el documento deberá extenderse en cuadruplicado, de forma que el original y su segunda copia se entreguen al comprador. 

Ventajas de la guía de despacho electrónica

La implementación de la guía de despacho electrónica ha generado varios beneficios para las pymes, que requieren mantener un flujo de caja saludable. 

Estos documentos contribuyen a mantener un mejor control sobre las facturas pendientes de cobro y permiten incentivar la reducción de los plazos de pago. Gracias a esto, las pymes pueden proteger su flujo de caja y asegurar la continuidad de sus operaciones.

Además, la digitalización de las guías de despacho supone un gran ahorro de espacio, tiempo e incluso dinero para las empresas. Esto debido a que se minimizan los llamados gastos hormiga y se reducen costos en papel y tinta de impresión.

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Guía de despacho electrónica: ¿cómo emitirla?

Existen diversas formas de emitir este documento. Una de ellas es a través del portal del SII. 

Para esto, los usuarios deberán hacer clic en la opción “Factura electrónica”, que se encuentra dentro del menú de “Servicios Online”.  

En la siguiente página, deberán ingresar a la sección “Sistema de facturación gratuito del SII” y desplegar el menú de “Emisión de documentos tributarios electrónicos (DTE” para hallar la opción de “guía de despacho electrónica”. 

Una vez dentro de esta opción, los usuarios necesitarán identificarse con su RUT y clave. Luego podrán completar los datos de la guía, enviarla e imprimirla.  

Otra forma de emitir la guía electrónica es a través de un software especializado como Bsale, que te brinda facilidades para que puedas crear este documento de forma práctica y segura. 

Así puedes emitir una guía de despacho electrónica con Bsale

Por medio del sistema de ventas de Bsale, puedes generar este documento de dos formas.

La primera es hacerlo desde cero, es decir, sin tener un documento previo. Esto se puede hacer desde el módulo de “Despachos”, donde se encuentra la opción para crear un documento en blanco. Ahí los dueños de negocios pueden cargar la información de sus productos que han sido guardados previamente en el sistema, lo que hace que el proceso sea mucho más sencillo y rápido.

La segunda alternativa es crear la guía a partir de un documento generado anteriormente, como una factura, boleta, cotización, nota de venta, etc. Esto es muy útil cuando, luego de realizar una venta, necesitas hacer el envío de los productos a tus clientes. 

Además de guías de despacho, Bsale también te permite emitir diversos documentos, como facturas electrónicas, cotizaciones, notas de venta, boletas y mucho más. 

Recuerda que Bsale es un sistema que funciona en la nube, por lo que todos tus documentos quedarán guardados y podrás acceder a ellos en cualquier momento que lo necesites.

Si quieres probar los beneficios del sistema de venta de Bsale, te invitamos a solicitar una prueba gratuita. Haz clic en la siguiente imagen para recibir más información.

1. ¿Qué es una guía de despacho?

Una guía de despacho es un documento tributario que respalda el traslado de bienes, ya sea por una venta, una entrega posterior de factura o un movimiento de mercadería que no necesariamente corresponde a una venta.

2. ¿Cuándo se debe emitir una guía de despacho?

Se debe emitir cuando se trasladan bienes y la factura no se entrega en ese mismo momento, o cuando hay movimientos de mercadería, incluso si no están asociados directamente a una venta.

3. ¿La guía de despacho es obligatoria en Chile?

Sí. Según lo explicado en el artículo, el SII estableció la obligatoriedad de emitir este documento en formato electrónico para la mayoría de los negocios, con algunas excepciones específicas.

4. ¿Qué tipos de guía de despacho existen?

Existen distintos tipos de guías según el traslado, por ejemplo: guía por venta, por ventas por efectuar, por traslados internos, por entregas gratuitas o por venta para exportación.

5. ¿Qué información debe incluir una guía de despacho?

Debe incluir datos como la fecha de envío o retiro, nombre, dirección y RUT del vendedor y comprador, detalle de los bienes, precio unitario y numeración correlativa.

6. ¿Qué beneficios tiene la guía de despacho electrónica?

La guía de despacho electrónica ayuda a ordenar mejor la operación, reducir costos de papel e impresión, ahorrar tiempo y mantener un mejor control de documentos pendientes y flujo de caja.

7. ¿Cómo se puede emitir una guía de despacho electrónica?

Se puede emitir a través del portal del SII o mediante un software especializado que permita generar documentos tributarios electrónicos de forma práctica.

8. ¿Cómo emitir una guía de despacho electrónica en el SII?

Según el artículo, se debe ingresar a “Servicios Online”, luego a “Factura electrónica”, entrar al sistema de facturación gratuito del SII, buscar la opción de “guía de despacho electrónica”, identificarse con RUT y clave, completar los datos y enviar el documento.

9. ¿Cómo emitir una guía de despacho electrónica con Bsale?

Con Bsale se puede emitir de dos formas: creando la guía desde cero en el módulo de “Despachos” o generándola a partir de un documento previo, como una factura, boleta, cotización o nota de venta.

10. ¿Qué otras ventajas ofrece Bsale además de emitir guías de despacho?

Además de generar guías de despacho electrónicas, Bsale permite emitir facturas electrónicas, boletas, cotizaciones y otros documentos, manteniendo toda la información guardada en la nube para acceder a ella cuando sea necesario.