Jorge es dueño de una farmacia y tiene un serio problema: en pleno invierno se ha quedado sin medicamentos para la gripe. Por no controlar su inventarios adecuadamente, ha tardado en reponer su mercadería y se ha quedado sin productos para vender. 

En la vereda del frente, Pedro, el dueño de otra farmacia, vive una situación muy diferente. Gracias a que lleva un control eficiente de su inventario, se ha asegurado de llamar a tiempo a sus proveedores. Ahora los vecinos prefieren acudir a su negocio, porque saben que siempre encontrarán lo que necesitan. Mientras, a Jorge solo le queda esperar que sus proveedores lleguen pronto con nuevos medicamentos, mientras ve cómo sus ventas disminuyen. 

¿Qué hizo Pedro para evitar que le ocurra lo mismo que a Jorge? Mientras que Jorge lleva su inventario a punta de lápiz y papel, Pedro decidió adquirir un sistema de ventas con el cual puede automatizar el control de su inventario. De esta manera, siempre está al tanto del estado de su stock y tiene la opción de programar con anticipación sus pedidos de reposición. 

Si tienes una farmacia y quieres ser como Pedro, en este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber para controlar tu inventario de forma eficiente con un sistema de ventas. 

¿Cuáles son los principales problemas de no llevar un buen control de inventario en tu farmacia?

En el rubro farmacéutico, los empresarios se enfrentan a retos muy específicos, como la caducidad de los medicamentos y el tamaño del stock. Las farmacias suelen recibir una gran cantidad de productos que cuentan con muchas variantes y que están en constante movimiento. La falta de rigurosidad en el control de estas entradas y salidas de producto puede llevar a que se generen los siguientes problemas:

• Desabastecimiento de productos

• Sobrestock o exceso de almacenamiento

• Caducidad de productos

• Pérdida o deterioro de la mercancía

• Errores de registro

• Robo de la mercancía

Todo esto suele ocasionar pérdidas financieras para las farmacias, ya sea porque se frustran oportunidades de venta, por los altos costos de almacenamiento o por el costo asociado a productos deteriorados o sustraídos. 

Pero además de los problemas financieros, las farmacias corren el riesgo de perder credibilidad y clientes frente a su competencia. 

¿Cómo pueden las farmacias solucionar estos problemas de inventario? La respuesta está en la automatización. 

Beneficios de automatizar el control del inventario de una farmacia

Llevar el inventario por medio de un software es la mejor forma de automatizar los procesos y hacerlos más ágiles. De esta forma, las farmacias obtienen múltiples beneficios, como: 

• Reducir errores y robos internos: el uso de un sistema permite reducir los errores humanos y las discrepancias entre el registro y el inventario físico. Este control además funciona como un elemento disuasivo ante posibles robos.

• Controlar el inventario en tiempo real: cuando llevas el inventario con un cuaderno o mediante un programa como excel, necesitas actualizar manualmente la información cada vez que se produce un movimiento. Pero cuando usas un software especializado, el inventario se actualiza automáticamente cada vez que se realiza una transacción de entrada o salida. De esta forma, puedes asegurarte de visualizar en tiempo real el estado de tu stock y saber cuántos productos quedan en almacenamiento sin tener que hacer conteos manuales o esperar a actualizaciones periódicas.

• Ahorro de tiempo y productividad: al automatizar las tareas, tu equipo de ventas no tendrá que dedicar tantas horas al control del inventario y podrán concentrarse en tareas que generen más valor, como las ventas.

• Mejorar la experiencia de los clientes: al tener visibilidad de tu stock, te aseguras de tener siempre productos disponibles, reducir tiempos de espera, brindar información oportuna a los clientes y ofrecer soluciones eficientes. Todo esto contribuye a mejorar la experiencia de los clientes y fomentar la fidelidad y los comentarios positivos.

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5 consejos para optimizar el control del inventario

Conseguir un software para automatizar tu inventario es la mitad de la solución. La otra mitad es implementar una metodología eficiente, que te ayude a aprovechar al máximo los beneficios de las herramientas tecnológicas. Por ello, a continuación, te compartimos algunos consejos que debes considerar al momento de controlar tu inventario con un software. 

1) Analiza las demandas de tus productos

La mayoría de sistemas de ventas te dan acceso a reportes automatizados de tus ventas y movimientos de stock. Aprovecha esta información para predecir la demanda futura de tus productos. Puedes complementar estos datos con estudios de mercado y tendencias.

2) Organiza tus productos en categorías

Categoriza tu inventario para facilitar la ubicación y seguimiento de los productos. Esto también te ayudará a identificar más fácilmente los productos más populares o rentables. 

3) No descuides los inventarios físicos

Si bien el software te ayuda a tener plena visibilidad de tus productos en stock, es recomendable realizar con cierta frecuencia conteos físicos para asegurar que las existencias reales coincidan con los registros. Esto te permitirá identificar rápidamente cualquier discrepancia y tomar medidas correctivas. 

4) Implementa adecuadas políticas de reposición

Establece reglas y criterios claros para determinar cuándo y qué cantidad de pedidos realizar para reponer tu stock, de modo que puedas mantener un nivel óptimo de inventario. El objetivo es evitar tanto la escasez como el exceso.

Algunas estrategias que puedes usar son:

• ROP o punto de reorden: consiste en fijar un nivel mínimo de inventario antes de realizar el pedido de reposición. 

• EOQ o cantidad económica de pedido: se trata de pedir la cantidad óptima de productos para minimizar los costos totales. Para ello, se deben incluir factores como el almacenamiento, los costos de pedido y la demanda. 

• Demanda estacional: implica ajustar los pedidos en función a la variación estacional de la demanda.

5) Capacita a tu equipo

Realiza una buena capacitación para que el equipo responsable del inventario conozca los procedimientos, las mejores prácticas y las funciones de las herramientas que usarán. Esto permitirá reducir los errores y mejorar la calidad de los registros.

¿Por qué controlar el inventario de tu farmacia con Bsale?

Bsale es un sistema de venta y gestión comercial diseñado especialmente para optimizar los procesos de ventas e inventario y ayudar a los empresarios a administrar sus negocios de forma más sencilla y eficiente.

En lo que respecta a la gestión de inventarios, Bsale puede ser un gran aliado para las farmacias, ya que las ayuda a controlar su stock en tiempo real. De esta forma, pueden tener plena visibilidad de las entradas y salidas de productos, y mantener una cantidad óptima de mercancía en almacenamiento.

Bsale también brinda la opción de generar reportes automatizados del inventario, con los cuales los dueños de farmacias podrán conocer su stock actual, el costo total de su inventario, visualizar la tarjeta de existencias de un solo producto y mucho más.

Finalmente, Bsale acompaña a las farmacias en su crecimiento, ya que les permite vender de forma sincronizada en varias sucursales o canales. Además, con Bsale también es posible realizar despachos internos de stock entre diferentes tiendas y almacenes. 

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