Sistema de punto de venta (POS): ¿qué es y cómo implementarlo con éxito?
Ultima actualización: 23/02/23
Ultima actualización: 23/02/23
Descubre qué es un punto de venta, cómo funciona y qué revisar antes de elegir un POS para vender con más orden, inventario y control.
Si acabas de abrir una tienda o estás por hacerlo, hay una herramienta que tarde o temprano vas a necesitar: un punto de venta.
Al principio, muchos negocios venden con procesos básicos. Una caja, una libreta, una planilla o una mezcla de varias cosas. Eso puede funcionar por un tiempo. El problema aparece cuando las ventas crecen y ya no basta con cobrar. También necesitas saber qué vendiste, cuánto stock queda, cómo cerró la caja y qué está pasando realmente en tu negocio.
Ahí es donde entra un sistema de punto de venta o POS.
Un punto de venta, también llamado POS (de las siglas en inglés “Point of Sale”), consiste en el espacio físico en donde tus clientes pueden completar sus transacciones después de una compra. Es decir, es el lugar donde podrán efectuar los pagos de los productos o servicios que adquieran.
En el pasado, los puntos de venta consistían en cajas registradoras simples que solo permitían manejar efectivo. Con el pasar de los años, se convirtieron en módulos avanzados, con los que puedes realizar más acciones, como procesar pagos con tarjeta, actualizar inventarios, emitir comprobantes electrónicos, etc. En este artículo nos enfocaremos en esta versión más avanzada, por lo que nos referiremos a ellos como sistemas de punto de venta.
Cuál es la diferencia entre hardware y software de punto de venta
Un POS suele tener dos partes que trabajan juntas.
El hardware es el componente físico. Ahí entran equipos como:
El software de punto de venta es el programa que permite que todo eso funcione de manera integrada. Ahí se registran los productos, se ejecuta la venta, se controla caja y se actualiza el inventario.
Uno no reemplaza al otro. Se complementan.
Como mencionamos anteriormente, el sistema de punto de venta requiere del funcionamiento de un hardware y software. Para entenderlo mejor, pongamos un ejemplo.
Pensemos en un cliente que llega a tu tienda para pagar un vestido. El primer paso será reconocer el producto (en este caso, el vestido) en el software de punto de venta, para lo cual el vendedor puede usar un lector de código de barras o digitarlo en el sistema. Cabe señalar que el producto debe estar registrado previamente en el sistema, con su precio correspondiente.
Luego de que el vestido es reconocido, el vendedor puede seguir añadiendo productos o cerrar la venta. En el segundo caso, el cliente estará listo para pagar, ya sea con efectivo o tarjeta. Esto dependerá de los métodos de pago que aceptes en tu tienda.
Tras esta transacción, el sistema generará un comprobante de pago, el cual puedes imprimir y enviar al correo electrónico de tu cliente. Este documento incluye los datos de tu empresa, los artículos adquiridos, precios, etc.
El sistema también actualizará tu inventario de forma automática, lo que te permitirá mantener un control preciso de tu mercadería.
Y así es como usualmente funciona un sistema de punto de venta. Como ves, este permite automatizar muchos procesos, lo que te ayuda a agilizar tus ventas y tener un mejor control de tus ingresos, gastos e inventario.
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Necesito un sistema de punto de venta
Para tus vendedores, procesar las ventas mediante un sistema de punto de venta es mucho más rápido y sencillo. Además, ayuda a evitar errores de registro.
Ya sea que tus productos se encuentren en un almacén o en tu misma tienda, mantener tu inventario actualizado puede ser tedioso. Sin embargo, se trata de una labor muy necesaria, ya que sin un adecuado control, podrías perder oportunidades de venta o sufrir el deterioro de tu mercancía.
Un sistema de punto de venta con control de inventario te permite actualizar tu stock de forma automática con cada entrada o salida de producto. Así, evitas el riesgo de perder ventas por quedarte sin stock. Además, si tienes varias sucursales o también vendes por e-commerce, puedes sincronizar tus inventarios.
Puedes recolectar información de diversos canales de venta y generar reportes de forma automatizada sobre tus ventas, las preferencias de tus clientes, el desempeño de tu equipo comercial y mucho más. Esta información te servirá luego para generar estrategias que te ayuden a incrementar tus ganancias.
Lo mejor de generar estos reportes a través de un sistema es que puedes acceder a información actualizada, sin tener que consumir horas valiosas de tu equipo de ventas.
A ningún cliente le gusta esperar. Un sistema de punto de venta no solo agiliza la venta, sino que también permite a tu cliente pagar de diferentes maneras: efectivo, tarjetas, créditos, canje de puntos, etc. De esta forma, puedes brindar una buena experiencia a tus clientes y fidelizarlos.
Existen varios factores que debes considerar antes de adquirir un sistema de punto de venta para tu negocio. A continuación, te mencionamos los más importantes:
Facilidad de uso: comprueba que el software que usarás es intuitivo y sencillo de usar, de modo que no tengas que recurrir a capacitaciones constantes. En muchos casos, es probable que no solo tú te encargues de manejar el sistema, sino también tus vendedores, por lo que es importante que sea un programa amigable.
Funcionalidad: además de poder procesar tus pagos, es importante escoger un software que te brinde varias funciones, como controlar tu inventario, generar cupones y programas de fidelización, creación de reportes automatizados, etc.
Accesibilidad: opta por un sistema en la nube, al cual puedas acceder en cualquier momento y cualquier lugar.
Variedad de documentos tributarios: si vas a empezar a exportar productos, necesitas poder emitir facturas de exportación. Por ello, es importante verificar que el software que vas a usar te brinde muchas opciones de documentos tributarios. Asimismo, es indispensable que esta solución cuente con la autorización del SII para emitir documentos tributarios electrónicos.
Servicio posventa: un buen servicio posventa te hace sentir acompañado. Cada vez que tienes una consulta, siempre hay alguien dispuesto a atenderte en el menor tiempo posible y de la forma más eficiente. Esto es esencial, porque así, ante cualquier eventualidad, evitas que tu negocio se detenga. Una forma de detectar si el software escogido te brinda una buena atención posventa, es revisar si cuenta con múltiples canales de atención, como call centers, whatsapp, correos, tickets de atención y redes sociales. Otro factor a considerar es que brinde atención local
En Bsale te brindamos una solución muy completa, que te permitirá:
emitir boletas y facturas electrónicas en segundos
controlar tu inventario minuto a minuto
vender a través de diversos canales y sucursales
generar reportes de forma automatizada
crear accesos con diferentes permisos para tus vendedores
Si quieres comprobar la eficacia y simpleza del sistema de Bsale, te invitamos a realizar una prueba gratis. No necesitas colocar ninguna tarjeta u otra información de pago.
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Más allá de la ficha técnica, un buen sistema de punto de venta debería ayudarte a resolver cosas muy concretas:
Si solo cobra, pero no te ayuda a ordenar lo demás, se puede quedar corto rápido.
En el contenido que compartiste, ya se menciona que Bsale permite:
Ese enfoque calza bien con lo que una Pyme suele necesitar en Chile: un sistema que no solo sirva para cobrar, sino también para ordenar la operación comercial en un mismo lugar.
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FAQs
Un punto de venta es el sistema o lugar donde se concreta una compra y el cliente realiza el pago. Hoy también puede ayudar a registrar ventas, controlar inventario y emitir comprobantes.
POS significa Point of Sale, o punto de venta. Se refiere a la solución que permite procesar ventas y ordenar mejor la operación comercial de un negocio.
Funciona registrando productos, procesando el pago, generando el comprobante y actualizando información como inventario y caja dentro del sistema.
El hardware corresponde a los equipos físicos, como lector de código de barras o impresora. El software es el programa que permite registrar ventas, controlar stock y gestionar la operación.
Porque no solo sirve para cobrar. Un sistema de punto de venta también ayuda a controlar inventario, revisar reportes, emitir documentos y ordenar mejor el negocio.
Entre sus beneficios están agilizar el cobro, mejorar la experiencia de compra, facilitar el cierre de caja, actualizar inventario y entregar información útil para tomar decisiones.
Sí. Un buen POS puede actualizar el stock automáticamente con cada venta y ayudarte a mantener un mejor control del inventario.
Conviene revisar que sea fácil de usar, que tenga funciones útiles, acceso en la nube, opciones de documentos tributarios y un buen servicio posventa.
Permite acceder a la información desde distintos lugares, mantener respaldo de los datos y seguir operando con más flexibilidad si un equipo falla.
Bsale ayuda a emitir boletas y facturas electrónicas, controlar inventario, vender en distintos canales y generar reportes para que el negocio opere con más orden.
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Rodrigo Esquivel